Política de Tratamiento de Datos Personales

R&D JARDINEROS S.A.S. · NIT 900.857.287-1
Versión 2.0 · Vigente desde el 2 de octubre de 2026 · Unifica y reemplaza la política del sitio (4 de agosto de 2026) y la de la plataforma Verdia (versión 1.0, 18 de julio de 2026)

En cumplimiento de la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1074 de 2015 (que compila el Decreto 1377 de 2013) y demás normas concordantes, R&D JARDINEROS S.A.S. (en adelante, «RYD» o «la empresa»), como Responsable del Tratamiento, adopta esta política. Aplica a todos los datos personales que recolecta por cualquiera de sus canales: el sitio web rydjardineros.com, la plataforma Verdia (rrhh.rydjardineros.com), la aplicación móvil RYD Jardineros, WhatsApp, correo, teléfono y documentos físicos.

1. Responsable del tratamiento

Razón social

R&D JARDINEROS S.A.S.

NIT

900.857.287-1

Domicilio

Km 1 vía Cota – Chía (Estación de servicio La Palmera), Chía, Cundinamarca, Colombia

Correo

rydjardineros@gmail.com

Teléfono / WhatsApp

+57 316 017 6098

Área responsable de atender solicitudes

Área Administrativa

Contenido

1. Responsable del tratamiento
2. Definiciones
3. Principios
4. Datos que tratamos y para qué
5. Datos sensibles
6. Datos de niños, niñas y adolescentes
7. Fotografías y uso de la imagen
8. Sitio web, cookies y WhatsApp
9. Con quién compartimos los datos
10. Autorización
11. Derechos del titular
12. Cómo ejercer sus derechos
13. Eliminar su cuenta de la aplicación
14. Conservación de los datos
15. Seguridad
16. Vigencia y cambios

2. Definiciones

• Dato personal: cualquier información que identifica o puede identificar a una persona natural, incluida su imagen.
• Dato sensible: el que afecta la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar discriminación, como los datos de salud y los biométricos.
• Titular: la persona a quien se refieren los datos.
• Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
• Encargado: quien trata datos por cuenta de RYD, como un proveedor de tecnología.
• Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de RYD.
• Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.

3. Principios

RYD trata los datos conforme a los principios de legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad del artículo 4 de la Ley 1581 de 2012. Solo pide los datos que necesita para cada finalidad y no vende datos personales.

4. Datos que tratamos y para qué

4.1 Clientes, administradores y residentes de conjuntos y empresas

• Datos: nombre, documento (opcional), conjunto o empresa, unidad o casa, cargo, teléfono, correo; firmas de conformidad, calificaciones, reportes de daños, PQRS, pedidos de servicio, comprobantes y fotografías que el titular adjunte; datos de facturación.
• Finalidades: cotizar, contratar, prestar y supervisar el servicio; agendar visitas; atender reportes, PQRS y garantías; registrar la conformidad del servicio; facturar y cobrar; enviar avisos operativos; cumplir obligaciones legales y contractuales.

4.2 Trabajadores, extrabajadores y aspirantes

• Identificación y contacto: nombre, documento, fecha y lugar de nacimiento, dirección, teléfono, correo, contactos de emergencia, fotografía para el carné.
• Laborales y económicos: hoja de vida, contrato, cargo, salario, cuenta bancaria para el pago, afiliaciones a EPS, ARL, fondo de pensiones y cesantías y caja de compensación, ausencias, vacaciones, descuentos, liquidaciones, evaluaciones, capacitaciones y documentos de vinculación y retiro.
• Seguridad y salud en el trabajo (SST): concepto de aptitud de los exámenes médicos ocupacionales y sus restricciones, vencimientos, remisiones, inspecciones y entrega de dotación y elementos de protección personal.
• Información médica para emergencias (facultativa): grupo sanguíneo y RH y, si el trabajador decide darlos, alergias, medicamentos y condiciones relevantes para atenderlo en una emergencia.
• Procesos disciplinarios: memorandos, descargos y decisiones.
• Firmas: firma manuscrita o digitalizada en entregas de dotación, actas, autorizaciones y documentos laborales.
• Control de asistencia en campo: cuando el supervisor registra la asistencia desde la aplicación se guardan la fecha y hora, una fotografía del trabajador en el sitio de trabajo y la ubicación del dispositivo en ese momento, junto con la dirección IP y el tipo de dispositivo. La aplicación no rastrea la ubicación en segundo plano ni fuera del registro.
• Grupo familiar: datos de cónyuge, hijos y otros beneficiarios (ver sección 6).
• Finalidades: seleccionar y vincular personal; ejecutar y terminar el contrato de trabajo; pagar nómina y prestaciones; afiliar y reportar ante el sistema de seguridad social y la caja de compensación; cumplir el Sistema de Gestión de SST; controlar la asistencia y la presencia en los sitios de trabajo; gestionar dotación, capacitaciones y procesos disciplinarios; expedir certificados laborales y carné; atender emergencias; y responder a autoridades.

La información de aspirantes no seleccionados se usa solo para el proceso de selección y se elimina al terminarlo, salvo que el aspirante autorice conservarla para futuras vacantes.

4.3 Proveedores y contratistas

• Datos: nombre o razón social, documento o NIT, contacto, datos bancarios y tributarios, y documentos de seguridad social.
• Finalidades: contratar, pagar, verificar requisitos legales y de SST y llevar la contabilidad.

4.4 Datos técnicos de la plataforma y la aplicación

• Usuario, contraseña (guardada cifrada, nunca en texto plano) y token de sesión, para mantener la sesión iniciada.
• Identificador de notificaciones push (Firebase Cloud Messaging), solo para enviar avisos operativos al dispositivo.
• Registro de actividad (quién hizo qué cambio y cuándo), dirección IP y tipo de dispositivo, para seguridad, auditoría y como constancia de las autorizaciones.

La aplicación pide permiso al sistema operativo para usar la cámara (fotos de evidencia y de asistencia), la ubicación (solo en el momento de registrar la asistencia) y las notificaciones. Cada permiso se puede negar o retirar desde los ajustes del teléfono; algunas funciones dejarán de estar disponibles.

5. Datos sensibles

Son sensibles los datos de salud (concepto de aptitud, restricciones, grupo sanguíneo, alergias, medicamentos, condiciones médicas, discapacidad) y los biométricos, como la fotografía del rostro. Respecto de ellos:

• El titular no está obligado a autorizar su tratamiento ni a responder preguntas sobre ellos. Negarse no le impide acceder a un empleo ni a un servicio, salvo cuando la ley los exige (por ejemplo, el concepto de aptitud de los exámenes ocupacionales).
• Se tratan solo con autorización explícita y para las finalidades informadas en esta política.
• RYD no custodia la historia clínica. Los exámenes ocupacionales los practica una IPS de salud ocupacional, que guarda la historia clínica conforme a las normas sobre evaluaciones médicas ocupacionales. RYD recibe y conserva el certificado de aptitud con sus restricciones y recomendaciones.
• El acceso a datos de salud y a procesos disciplinarios está restringido a las personas del área que los necesitan para su función.

6. Datos de niños, niñas y adolescentes

El sitio web y la aplicación no están dirigidos a menores de edad. RYD solo trata datos de menores cuando un trabajador los registra como beneficiarios (nombre, documento, fecha de nacimiento, parentesco, EPS y, si aplica, datos de escolaridad o discapacidad), con la autorización de su padre, madre o representante legal, y únicamente para afiliarlos a la seguridad social y a la caja de compensación, tramitar subsidios y beneficios, y atender emergencias. Este tratamiento respeta el interés superior del menor y sus derechos fundamentales, como exige el artículo 7 de la Ley 1581 de 2012.

7. Fotografías y uso de la imagen

7.1 Fotos operativas

En la prestación del servicio se toman fotografías de evidencia (antes y después, daños, inspecciones, asistencia) que se comparten con la administración del cliente como soporte del trabajo. Estas fotos buscan registrar las zonas intervenidas, no a residentes, visitantes, menores de edad o placas de vehículos. Si usted aparece en una foto de evidencia y quiere que se retire o se difumine, puede pedirlo por los canales de atención.

7.2 Fotos y videos publicitarios

RYD publica en su sitio web, redes sociales y propuestas comerciales fotografías y videos de su trabajo, su vivero y su equipo. Cuando en ellos aparece una persona identificable:

• Se publica solo con su autorización previa, expresa y por escrito, que es independiente de la autorización laboral y totalmente voluntaria. No darla no tiene ninguna consecuencia en la relación laboral.
• La autorización puede revocarse en cualquier momento. RYD retirará la imagen de su sitio web y de sus redes en un plazo máximo de 15 días hábiles. Lo ya impreso o publicado por terceros no puede recogerse.
• No se publican nombres, datos de contacto ni otros datos personales junto a la imagen, ni el nombre de los conjuntos o empresas atendidos sin su permiso.
• No se publican imágenes de menores de edad.

8. Sitio web, cookies y WhatsApp

• Formularios: el formulario de contacto del sitio no guarda sus datos en nuestro servidor. Al enviarlo se abre WhatsApp con su mensaje ya escrito; los datos llegan a RYD solo si usted lo envía desde su WhatsApp, y desde ese momento se tratan con las finalidades de la sección 4.1.
• WhatsApp: es un servicio de Meta Platforms, que trata los datos de la conversación según sus propias condiciones y política de privacidad.
• Cookies: el sitio no usa cookies propias de publicidad ni herramientas de analítica o seguimiento. La página del vivero muestra un mapa de Google Maps que, al cargarse, puede instalar cookies de Google según su política de privacidad. La plataforma Verdia usa cookies técnicas indispensables para mantener la sesión iniciada.
• Registros del servidor: el proveedor de alojamiento registra de forma automática la dirección IP, la fecha y la página solicitada, con fines de seguridad y funcionamiento.

9. Con quién compartimos los datos

RYD no vende ni alquila datos personales. Los comparte solo en estos casos:

Algunos de estos proveedores (Google, Meta y el proveedor de alojamiento) pueden guardar los datos en servidores ubicados fuera de Colombia, principalmente en Estados Unidos y la Unión Europea. Se trata de una transmisión internacional a encargados, que actúan por cuenta de RYD y bajo sus propias obligaciones de seguridad y confidencialidad, conforme al artículo 26 de la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015. Al aceptar esta política el titular autoriza esa transmisión.

10. Autorización

• Trabajadores: firman la autorización de tratamiento de datos al vincularse. La autorización para datos sensibles y la autorización de uso de imagen con fines publicitarios se otorgan por separado y son voluntarias.
• Residentes y administradores: marcan la casilla «Autorizo el tratamiento de mis datos personales» en los formularios de la plataforma; RYD guarda la fecha, la dirección IP y la versión de la política aceptada.
• Clientes y contactos por WhatsApp, teléfono o correo: la autorización se entiende otorgada por conducta inequívoca cuando el titular nos escribe para pedir información o un servicio, conforme al Decreto 1074 de 2015, y solo para atender su solicitud.

No se requiere autorización en los casos del artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo cuando la información la pide una autoridad, se trata de datos públicos o hay una urgencia médica o sanitaria.

11. Derechos del titular

Como titular, usted puede:

1. Conocer, actualizar y rectificar sus datos.
2. Pedir prueba de la autorización que otorgó.
3. Ser informado sobre el uso que se ha dado a sus datos.
4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC), después de haber agotado el trámite de consulta o reclamo ante RYD.
5. Revocar la autorización y pedir la supresión de sus datos, cuando no exista un deber legal o contractual de conservarlos.
6. Acceder gratis a sus datos, al menos una vez al mes y cada vez que la política cambie de forma sustancial.

Estos derechos los puede ejercer el titular, sus causahabientes, su representante o apoderado, o quien actúe a favor de otro por estipulación.

12. Cómo ejercer sus derechos

Escriba a rydjardineros@gmail.com, por WhatsApp al +57 316 017 6098, o radique un escrito en nuestra sede. Indique su nombre, documento, datos de contacto, lo que pide y, si actúa por otra persona, el documento que lo acredite. El Área Administrativa y de Talento Humano atiende las solicitudes.

• Consultas (conocer qué datos tenemos y cómo los usamos): se responden en máximo 10 días hábiles desde su recibo. Si no es posible, le informamos el motivo y la nueva fecha, que no superará 5 días hábiles más.
• Reclamos (corregir, actualizar, suprimir o revocar la autorización): se responden en máximo 15 días hábiles, prorrogables hasta 8 días hábiles más avisándole el motivo. Si el reclamo está incompleto, le pediremos completarlo dentro de los 5 días siguientes; si pasan 2 meses sin respuesta suya, se entiende que desistió. Mientras se tramita, el dato se marca como «reclamo en trámite».

13. Eliminar su cuenta de la aplicación

Para eliminar su cuenta de la aplicación RYD Jardineros o de la plataforma Verdia, escriba a rydjardineros@gmail.com con el asunto «Eliminar mi cuenta», desde el correo registrado o indicando su nombre, documento y teléfono. La eliminaremos en máximo 15 días hábiles y le confirmaremos por escrito.

• Se borran su usuario, contraseña, tokens de sesión y de notificaciones, y los datos de contacto que no debamos conservar.
• Se conservan, por el tiempo que exige la ley, los registros que soportan obligaciones legales o contractuales: documentos laborales y de seguridad social, facturas, firmas de conformidad, PQRS y evidencias del servicio prestado.

14. Conservación de los datos

• Clientes y residentes: mientras dure la relación comercial o el servicio, y después por el plazo que exijan las normas comerciales y tributarias.
• Trabajadores: durante la relación laboral y después por los plazos que exigen las normas laborales, de seguridad social, de SST, comerciales y tributarias. La información que soporta aportes pensionales y la historia laboral puede necesitarse durante toda la vida del trabajador.
• Fotos de asistencia y de evidencia: mientras sirvan de soporte del contrato con el cliente y por el plazo de reclamaciones aplicable.
• Imágenes publicitarias: hasta que el titular revoque la autorización.
• Registros de actividad: se borran automáticamente después de un año.

Vencidos estos plazos, los datos se eliminan o se anonimizan de forma segura.

15. Seguridad

RYD aplica medidas técnicas, humanas y administrativas razonables para proteger los datos contra pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado: conexiones cifradas (HTTPS) en el sitio y en la plataforma, contraseñas guardadas cifradas, acceso por usuario y por rol, archivos privados que no son accesibles públicamente, registro de actividad y copias de respaldo. Ningún sistema es infalible; si ocurre un incidente que comprometa sus datos, RYD lo informará a la SIC y a los titulares afectados, como exige la ley.

16. Vigencia y cambios

Esta política rige desde el 2 de octubre de 2026 y reemplaza la política del sitio web del 4 de agosto de 2026 y la de la plataforma Verdia (versión 1.0, del 18 de julio de 2026). Las autorizaciones otorgadas bajo esas versiones siguen vigentes para las finalidades que ya cubrían. Las bases de datos se mantendrán vigentes mientras subsistan las finalidades descritas y los deberes legales de conservación. Cualquier cambio sustancial se publicará en esta página y se informará por la aplicación o por los medios de contacto registrados antes de aplicarse. Si el cambio afecta las finalidades, se pedirá una nueva autorización.

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Documento conforme a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1074 de 2015 (Colombia).